Beschluss:
Die Gemeinde Bubenreuth führt zur Optimierung der digitalen Gremienarbeit ab der Amtsperiode 2020 die Mandatos-App für den Einsatz von mobilen Geräten ein.
Ab der Amtszeit 2020 wird die gesamte Gremienarbeit ausschließlich digital abgewickelt. Alle Gemeinderatsmitglieder erhalten zur Bereitstellung bzw. Beschaffung von mobilen Endgeräten einen Zuschuss in Höhe von 200,00 EUR zum Beginn der Amtsperiode und erneut 200,00 EUR nach drei Jahren Amtszeit.
Die entsprechenden Haushaltsmittel werden im Rahmen der Haushaltsplanung 2020 bereitgestellt.
Im Oktober 2004 wurde das Sitzungsmanagementprogramm Session und Mitte 2007 die dazugehörige Anwendung SessionNet für die digitale Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit eingeführt. Derzeit nutzen fünf Gemeinderatsmitglieder die Möglichkeit, die Unterlagen zur Gremienarbeit ausschließlich in digitaler Form zu beziehen.
Durch SessionNet besteht bereits jetzt für alle Gemeinderatsmitglieder sowie für alle Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, jederzeit und von überall aus auf freigegebene Dokumente, Informationen, Beschlüsse und Termine zurückzugreifen. Die browsergestützte Anwendung SessionNet sorgt damit vor allem für eine größere Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit und optimiert und entlastet die interne Verwaltungsarbeit (Kopier- und Versandtätigkeiten für die oftmals sehr umfangreichen Sitzungsunterlagen).
Die Mandatos-App geht noch einen Schritt weiter und erleichtert in erster Linie das Arbeiten mit dem elektronischen Ratsinformationssystem. Unter anderem stehen die Sitzungsunterlagen nach erstmaligem Öffnen auch im Offline-Betrieb zur Verfügung. Das bislang recht umständliche Downloaden und Ablegen der Sitzungsunterlagen gehören damit der Vergangenheit an. Mandatos synchronisiert automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente – Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente – mit dem Arbeitsplatz. Durch die integrierte Versionsverwaltung ist jederzeit leicht erkennbar, ob ein Dokument bereits lokal vorhanden oder online verfügbar ist. Darüber hinaus erleichtern verschiedene Funktionen die Arbeit an den Dokumenten. Dokumente können mit elektronischen Kommentaren und Notizen versehen, wichtige Passagen markiert und dezentral mit weiteren Anwendern geteilt werden.
Die gewohnte Ansicht von SessionNet bleibt mit der Mandatos-App erhalten. Die neuen Funktionen werden mit neuen Symbolen abgebildet.
Um einen weiteren Schritt in Richtung papierlose Verwaltung und Digitalisierung der Gremienarbeit zu gehen, wird vorgeschlagen, mit der neuen Amtsperiode ab Mai 2020 vollumfänglich auf Mandatos umzusteigen.
Die Kosten für die Mandatos-App belaufen sich einschließlich der notwendigen Dienstleistungen (Installation, Einweisung, Schulung usw.) auf ca. 6.000 Euro. Für die Anschaffung und Bereitstellung von mobilen Geräten erhält jedes Gemeinderatsmitglied pro Amtsperiode 400,00 Euro (200,00 Euro zu Beginn und weitere 200,00 Euro nach drei Jahren Amtszeit).
Nach kurzer Beratung fasst der Gemeinderat folgenden
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Anwesend: |
16 |
/ mit |
9 |
gegen |
7 |
Stimmen |