Beschluss:

 

§ 35 der Geschäftsordnung erhält folgende Fassung:

 

„§ 23   Form und Frist für die Einladung

 

(1) ¹Die Gemeinderatsmitglieder werden mit ihrem Einverständnis elektronisch, ansonsten schriftlich zu den Sitzungen eingeladen. ²Im Falle einer elektronischen Einladung wird durch E-Mail eine Information, dass die Ladung samt Tagesordnung im Ratsinformationssystem auf dem Server der Gemeinde abrufbar ist, an die von dem jeweiligen Gemeinderatsmitglied benannte elektronische Adresse versandt. ³Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des dritten Tages vor der Sitzung ergänzt werden.

 

(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn sie im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.

 

(3) ¹Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. ²Diese weiteren Unterlagen können schriftlich oder in elek­tronischer Form in einem technisch gegen individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) zur Verfügung gestellt werden. ³Hat das Gemeinderatsmitglied sein Einverständnis zur elektronischen Ladung erklärt, werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.

 

(4) ¹Die Ladungsfrist beträgt fünf Tage; sie kann in dringenden Fällen auf drei Tage verkürzt werden. ²Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.“

 

 

Die Regelung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

 

Mit dem Ratsinformationssystem bestünde bereits jetzt die Möglichkeit, nicht nur wie bisher die Sitzungsunterlagen (Anträge, Beschlussvorlagen, sonstige Unterlagen), sondern auch die Einladung selbst elektronisch zur Verfügung zu stellen. Dem bisher bestehenden Nachteil, dass auf elektronischen Unterlagen keine Bemerkungen, Unterstreichungen und sonstige Markierungen notiert werden konnten, ließe sich mit der Bereitstellung der „Mandatos-App“ abhelfen, die dies in elektronischer Form ermöglicht.

 

Für die Gemeinderatsmitglieder, die einer elektronischen Sitzungsladung zustimmen, würde künftig dann das Einladungsschreiben im Ratsinformationssystem bereitgestellt. Darüber erhalten sie dann eine einfache E-Mail. Ein Zwang, dass sich alle Gemeinderatsmitglieder in elektronischen Form laden lassen müssen, wird nach der anderorts üblichen Praxis nicht ausgeübt und wäre rechtlich wohl auch bedenklich.

 

Der fakultativen elektronischen Ladung steht die Gemeindeordnung (GO) nicht entgegen, bisher aber die Geschäftsordnung. Nach Art. 47 Abs. 1 GO muss der Gemeinderat (nur) „ordnungsgemäß“ geladen werden; was dies bedeutet, ist gemäß Art. 45 GO in einer Geschäftsordnung zu regeln, die sich der Gemeinderat geben muss. § 23 der Geschäftsordnung für den Gemeinderat von Bubenreuth“ verlangt bisher, dass die Gemeinderatsmitglieder (ausschließlich) „schriftlich“ zu den Sitzungen geladen werden.[1] Diese Vorschrift wäre demnach wie im Beschlussvorschlag formuliert zu ändern, wenn eine fakultative elektronische Ladung ermöglich werden soll.

 

Auf Anfrage von GRM Horner teilt der Vorsitzende mit, eine Schulung für das Ratsinformationssystem Session könne angeboten werden.

 

In der Beratung kommt zum Ausdruck, dass viele Mitglieder des Gemeinderates die Sitzungsunterlagen wie bisher in schriftlicher Form erhalten möchten.

 

Der Gemeinderat fasst nachfolgenden

 

Anwesend:

14

/ mit

14

gegen

0

Stimmen

(GRM Horner ist während der Abstimmung nicht im Sitzungssaal anwesend.)